Convention aziendale, a che serve e come organizzarla

Una convention aziendale può essere un momento importantissimo per qualsiasi realtà imprenditoriale. Questa può essere valorizzata tramite pochi e semplici passaggi, prestando attenzione alla scelta di un argomento da esporre e al tipo di pubblico a cui ci si rivolge. Una convention interna serve a favorire il confronto in un contesto aziendale, mentre un evento con i clienti può fungere da valido strumento di marketing. Ecco quali sono gli step da seguire per organizzarla in maniera ottimale.

La prima operazione da compiere riguarda la scelta della location più consona per il proprio convegno. Quest’ultima deve essere perfettamente in tema con l’evento da sviluppare. Quando non si dispone di grandi spazi aziendali, è possibile optare per una sede pubblica, un’università o un hotel. In tali casi, sarebbe preferibile selezionare un’area lontana dal traffico, semplice da raggiungere e con un ampio parcheggio.

Si procede, quindi, all’allestimento della convention aziendale, senza il quale l’evento potrebbe non raccogliere i successi sperati. Rientrano in quest’area i gadget da regalare agli ospiti, che dovranno sicuramente recare su il logo dell’azienda. Soprattutto per questo tipo di eventi il gadget migliore per cui optare sono i portamine personalizzati, acquistabili tramite alcuni siti web, che saranno anche utili per prendere appunti durante le conferenze. A ciò si somma anche la personalizzazione della location, ad esempio apponendo il logo dell’azienda in alcuni punti strategici o giocando coi colori.

Un altro fattore importante riguarda la definizione degli obiettivi della convention. Questi possono essere svariati in base alle necessità. Dal fare il punto della situazione dopo due anni di pandemia, come si trovano a fare molte aziende italiane, al discutere su come incrementare le vendite. Ogni scopo può essere quello giusto, purché venga definito chiaramente e gli ospiti siano resi coscienti del motivo per cui sono lì. Ciò che conta è dar vita a una convention che sappia assolvere appieno ai compiti prestabiliti.

L’organizzazione della convention aziendale prosegue con la selezione degli invitati. Maggiore è la quantità di persone pronte ad accorrere all’iniziativa, più alto è il numero di inviti da spedire. Per un evento più riservato, bastano biglietti e volantini cartacei. Nel caso in cui siano previste più persone, meglio inviare inviti mediante e-mail, newsletter e social network, fissando un promemoria per tenere d’occhio precisamente il numero dei partecipanti.

Quando si prepara una convention aziendale, anche il catering assume un ruolo di primo piano. Un buon rinfresco a buffet indirizza gli invitati verso un’esperienza più conviviale e di socialità. Al contrario, predisporre un pranzo o una cena può essere una buona idea se si ricerca un clima più formale e composto. Ciò che conta è dare la possibilità a ogni partecipante di comunicare eventuali allergie o intolleranze alimentari, così da non lasciare nessuno senza cibo. Attenzione poi agli alimenti da inserire nel menu, dato che molti conciliano il sonno e non è il caso di servirli in eventi di questo tipo.

Infine, non bisogna lasciare in secondo piano una corretta gestione della convention aziendale. È possibile creare una conferenza in cui parla una sola persona o anche una tavola rotonda per generare una discussione con più relatori. Da non dimenticare poi la gestione delle pause, importantissime per non stressare i partecipanti e rendere l’evento il più piacevole possibile.

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